Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Come organizzare correttamente un archivio di documenti in casa? In che modo è meglio archiviare le ricevute e i documenti cartacei? Dove conviene sistemarli per averli sempre a portata di mano? In questo articolo daremo risposta a tutte le tue domande: scopri come organizzare un archivio domestico in poche mosse.

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Se stai leggendo questo articolo è perché sicuramente ti sei chiesta se esiste un modo per tenere a bada quella pila di scartoffie sparsa in giro per casa e che non accenna mai a diminuire.

In Italia la digitalizzazione fatica a imporsi e la posta continua a essere il mezzo privilegiato dagli enti e dalle aziende per comunicazioni di servizio, bollette da pagare e volantini pubblicitari. Dunque, è assolutamente normale accumulare un numero impressionante di documenti imbustati, che possono più facilmente essere smarriti in un angolino dimenticato.

Avere il controllo dei propri documenti, però, non è una missione impossibile. Anzi, dopo la prima volta potresti addirittura prenderci gusto, scoprendo quanto sia liberatorio disfarsi di tanta carta inutile! Vediamo da vicino i sei passi fondamentali per creare un archivio di documenti in casa.


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Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Organizzare un archivio domestico: i vantaggi

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Prima di entrare nel vivo dell’argomento, è doveroso soffermarsi sui vantaggi che derivano dalla creazione di un archivio domestico. Perché dovresti farlo? Gli aspetti positivi da considerare sono essenzialmente cinque:

  1. hai presente quando cerchi un documento importante, ma proprio non riesci a ricordare dove lo hai sistemato? Con un archivio ben organizzato risparmi tempo e fatica e trovi sempre quello che cerchi;
  2. hai riscontrato irregolarità con i pagamenti o non ricordi quali sono le bollette da pagare questo mese? Niente paura, ti basta consultare il tuo archivio personale per tenere traccia della contabilità;
  3. risparmi un bel po’ di soldi perché non sei mai in ritardo con i pagamenti. In più, hai la possibilità di consultare in qualsiasi momento documenti e comunicazioni importanti;
  4. in caso di trasloco hai già tutto pronto e organizzato per la partenza. A te non resta che inscatolare il tuo archivio, senza il rischio di smarrire documenti importanti;
  5. puoi dire per sempre addio al disordine, perché ogni documento andrà riposto nello spazio che tu hai deciso di riservargli.

Allora, ti abbiamo convinto? Ecco i 6 passi fondamentali per organizzare in maniera efficiente il tuo personale archivio di documenti cartacei.


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1. Seleziona i documenti

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Il primo passo da fare è forse quello più arduo. Ma con un po’ di buona volontà e seguendo alcuni semplici accorgimenti, ti renderai conto che ogni volta impiegherai sempre meno tempo nel farlo. Quindi, via il dente via il dolore! Cominciamo a selezionare tutti i documenti in queste tre grandi categorie:

  • bollette in scadenza e fatture già pagate
  • documenti di cui prendere visione (estratto conto, documenti anagrafici e certificati personali)
  • volantini pubblicitari, offerte, buoni sconto e tutto quanto fa volume inutile.

Questa cernita ti richiederà tempo e spazio. Raduna in un solo posto tutti i documenti imbustati e quelli sparsi in giro per casa, dopodiché inizia a selezionare attentamente tutto quello che ti capita tra le mani. Crea già delle pile verticali ben distinte, in modo da velocizzare l’archiviazione successiva.


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2. Dividi in categorie e sottocategorie

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Ora che hai passato in rassegna tutta la posta ricevuta, sarà più semplice individuare le principali categorie di documenti da conservare.

Inizia a suddividerli per tipologie (per esempio documenti della casa, della banca, dell’auto, ecc…) e, soltanto dopo, dividili in relative sottocategorie. Per esempio, le sottocategorie della sezione automobile potrebbero essere: le rate dell’auto, l’assicurazione, il bollo, il tagliando, le spese di manutenzione, e così via.

3. Archivia con metodo

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Il tuo archivio inizia a prendere forma: il passo successivo sarà scegliere in che modo organizzarlo. Questo dipenderà anche dalla mole di documenti a tua disposizione, ma in genere il modo migliore per avere sempre tutto a portata di mano è inserire i documenti all’interno di raccoglitori, organizer, cartelline o fascicoli chiusi.

Scegli un raccoglitore di diverso colore per ciascuna categoria e apponi un’etichetta sul dorso segnando a penna la tipologia di documenti archiviata. Per le sottocategorie utilizza cartelline trasparenti ma anche i post-it e le graffette di diverso colore, così potrai individuare già a colpo d’occhio quello che ti serve.

Se hai abbastanza spazio di archiviazione potresti anche suddividere i vari documenti in base all’anno di riferimento, altrimenti il consiglio è di sistemarli nel fascicolo in ordine decrescente, dai più recenti ai più datati.

4. Crea una copia digitale

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Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo e non vanno mai esclusi a priori, anche dinanzi a una catalogazione così efficiente. Per esempio, potrebbe capitarti di smarrire documenti personali importanti, dando per scontato che si trovino sempre dove li hai lasciati. Quando poi ti accorgi di averli persi, è già troppo tardi per rimediare.

Dunque, come fare a prevenire queste situazioni spiacevoli?

In questi casi la tecnologia ci tende una grossa mano: crea due copie digitali di tali documenti, avendo cura di archiviarli in due posti diversi (un hard disk e il tuo personal computer).

Il vantaggio è che i documenti digitalizzati non occupano spazio fisico; in più, sono ecosostenibili e di facile consultazione (senza contare che, sempre più spesso, alcuni enti richiedono l’invio di documenti personali in formato digitale).

5. Conserva solo il necessario

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Non serve conservare le bollette che hai pagato 10 anni fa! Secondo la legge le ricevute hanno valore fino a 5 anni dall’avvenuto pagamento. Quindi, a che scopo conservarle se non hanno più valore?

Una volta all’anno butta via tutte le ricevute più datate, conservando solo quelle più recenti. In questo modo ci sarà sempre un continuo ricambio nel tuo archivio personale e riuscirai anche a contenerlo in poco spazio.

6. Decluttering e costanza

Come organizzare un archivio per i documenti in casa

Per mantenere il tuo archivio sempre in perfetto ordine, dovrai selezionare i documenti ricevuti per posta con costanza. Non serve farlo tutti i giorni, perché ora che hai un archivio ben organizzato basterà giusto qualche minuto nel fine settimana o quando hai del tempo libero da dedicare a quest’operazione.

Potresti anche dedicare un solo giorno al mese al decluttering e all’archiviazione delle bollette appena pagate: in questo modo avrai subito più chiara la tua situazione contabile e non perderai di vista più nulla.

Come organizzare un archivio per i documenti: immagini e foto

Vorresti organizzare un archivio di documenti in casa, ma non sai da dove cominciare? Sfoglia la galleria per rivedere i 6 step fondamentali.